Ada alasan mengapa Jepang dianggap sebagai salah satu negara paling sukses di dunia dalam hal teknologi, efisiensi, dan produk berkualitas tinggi. Rahasia kesuksesan mereka adalah sistem yang mendalam dan efisien yang dikenal sebagai ‘Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke,’ atau 5S.
5S bukan sekedar metode pengaturan atau kebersihan biasa; ini adalah fondasi budaya kerja Jepang yang telah membantu mereka mencapai puncak produktivitas dan keunggulan. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan konsep 5S tersebut? Berikut KapanJepan paparkan maksud konsep 4S tersebut.
1. Seiri (Sortir): Memilah yang Penting
“Seiri” atau “sortir” adalah langkah pertama dalam konsep 5S. Ini mengacu pada tindakan memilah-milah barang-barang yang ada di lingkungan kerja untuk memisahkan barang yang diperlukan dari yang tidak diperlukan. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan lingkungan kerja dengan menghapus segala sesuatu yang tidak mendukung proses kerja atau produksi.
Salah satu contohnya ialah pekerja yang melakukan “Seiri” pada dokumen dan arsip. Mereka menghapus berkas-berkas lama yang sudah tidak relevan atau tidak diperlukan lagi. Misalnya, dokumen laporan tahun-tahun sebelumnya yang tidak lagi dibutuhkan.
2. Seiton (Susun): Susunan yang Efisien
“Seiton” berfokus pada penyusunan barang-barang yang tersisa dengan rapi dan terstruktur. Ini memungkinkan pekerja untuk dengan mudah mengakses alat dan bahan yang mereka butuhkan tanpa pemborosan waktu mencari. Prinsip ini juga menggalakkan tanggung jawab bersama terhadap kebersihan dan kerapian tempat kerja.
Contohnya seperti Alat-alat seperti printer, scanner, dan fotokopi ditempatkan di tempat yang strategis sehingga mudah diakses oleh semua anggota tim. Selain itu, peralatan yang sering digunakan diletakkan dalam wadah atau laci yang terorganisir, sehingga tidak ada waktu terbuang untuk mencari perlengkapan.
3. Seiso (Membersihkan): Kebersihan sebagai Kebijakan
“Pembersihan” atau “Seiso” adalah langkah kunci dalam menjaga lingkungan kerja tetap bersih dan teratur. Di Jepang, pekerja tidak hanya membersihkan sesekali, tetapi mereka melibatkan diri dalam tugas pembersihan harian. Ini menciptakan kesadaran akan pentingnya kebersihan dan memastikan bahwa masalah kecil dapat diidentifikasi sebelum menjadi masalah besar.
Contoh penerapan Seiso tersebut misalnya Manajer dan supervisor melakukan pengawasan berkala untuk memastikan area kerja tetap bersih. Mereka juga memeriksa apakah ada peralatan yang perlu diperbaiki atau diganti.
4. Seiketsu (Standardisasi): Menciptakan Standar yang Konsisten
“Seiketsu” adalah tentang menciptakan standar kerja yang konsisten. Di Jepang, ini melibatkan dokumentasi prosedur kerja dan mengikutinya dengan ketat. Dengan memiliki standar yang jelas, perusahaan dapat mencapai hasil yang seragam dan mengurangi risiko kesalahan.
Misalnya seperti pada prosedur kerja rumah sakit, semua prosedur perawatan pasien, dari pemeriksaan rutin hingga operasi, didokumentasikan secara rinci. Ini mencakup langkah-langkah yang harus diikuti oleh setiap anggota tim medis.
5. Shitsuke (Self-Discipline): Disiplin Diri
Langkah terakhir adalah “Shitsuke,” yang berarti disiplin. Ini berfokus pada menjaga budaya 5S tetap berlanjut dengan melibatkan semua anggota tim. Pekerja diajarkan untuk secara aktif mempraktikkan dan memelihara prinsip-prinsip 5S dalam kegiatan sehari-hari mereka.
Tahap ini melibatkan pelatihan berkelanjutan, penilaian berkala, keterlibatan karyawan, penghargaan, dan pengakuan. Tujuannya adalah memastikan bahwa prinsip-prinsip 5S tetap diterapkan secara konsisten untuk menjaga efisiensi, keamanan, dan kualitas di lingkungan kerja. Shitsuke mendorong pelestarian budaya kerja yang efisien dan terorganisir.
Dengan menerapkan konsep 5S, perusahaan dapat mencapai hasil yang lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik. Prinsip-prinsip ini dapat diterapkan di berbagai jenis organisasi di seluruh dunia untuk mencapai keberhasilan yang lebih besar.